Как создать HR-отдел 2023: Как построить отдел найма сотрудников в бизнесе
HR-функция изначально влияет на эффективность всей компании. Вполне возможно, что у вашей организации еще нет отдела кадров и реализован только минимум кадровых функций. Или, возможно, вы уже начинаете или думаете, как создать отдел кадров с нуля. Отдел кадров не только помогает обеспечить соблюдение нормативных требований, но играет важную роль в обеспечении вовлечённости и производительности сотрудников. Как создать отдел кадров? Подскажем, что делать!
1. Изучите текущее состояние HR-функции в компании
Что создали основатели и/или линейные менеджеры в плане кадрового обеспечения, кадровой политики и инструментов? Изучите текущее состояние HR-функций, чтобы понять, с чего HR может начать работу. В качестве отправной точки для оценки текущего состояния можно использовать следующую диаграмму:
Поставьте каждую функцию по шкале от 0 (где ничего не существует) до 10 (процесс полностью отлажен и работает хорошо). Это будет хорошей отправной точкой для понимания необходимости создания, развития или управления определенным процессом управления персоналом в новом отделе.
Чтобы понять текущее состояние, ответьте на следующие вопросы:
- Какие существуют инструменты HR?
- Нужно ли их заменять?
- Нужно ли им развитие?
- Какова роль линейных управляющих?
- За что они отвечают с точки зрения функций HR?
- Что они делают с точки зрения управления талантами?
- Какие там политики?
- Есть ли базовые стратегии в сфере занятости и кадровой политики? (Это будет самым важным приоритетом для обеспечения соответствия вашей организации внешним требованиям)
- Приняты ли все меры для выполнения минимальных рабочих стандартов?
- Есть ли какие-нибудь срочные приоритеты?
Таким образом, сочетание понимания текущего состояния всех HR-функций и важнейших потребностей компании даст вам хорошую отправную точку для создания первых HR-задач вашей компании.
2. Организуйте учет сотрудников и наладьте процесс кадрового учета
HR отвечает за управление жизненным циклом работника, а HR является отправной точкой.
Необходимо иметь четкое представление о количестве сотрудников в компании и создать документы, обязательные по закону и помогающие вам в долгосрочной перспективе при работе над индивидуальными планами развития.
Каждый работник должен иметь личную карточку (личное дело). Традиционно это делалось на бумажной основе, но большинство организаций внедряют цифровые инструменты для управления записями сотрудников. Ниже приведены несколько примеров документов, которые необходимо сохранить:
- Документы для приема на работу – включая резюме, записи собеседований, оценки, заявки на работу. При хранении этих документов обязательно изучите и соблюдайте законодательство о персональных данных.
- Платежная документация – платежные ведомости, письма о повышении (прибавки к зарплате, приказы).
- Учет работы сотрудников – сбор всей письменной информации, электронных писем, сценариев переговоров.
- Документы о прекращении сотрудничества
- Заполненные протоколы обучения
- Любые дисциплинарные процессуальные документы.
Вы можете обнаружить, что многие из этих документов существуют, но они не упорядочены или отформатированы. Начните со сбора любой информации, которую вы сможете найти. Затем завершите свои записи. Поговорите со всеми руководителями и руководителями организации и соберите от них как можно больше информации.
Это будет ваша стартовая база. Затем для каждой из вышеуказанных категорий создайте папки для каждого сотрудника и постепенно расширяйте их. Обсудите со своим ИТ-отделом, как создать безопасный способ хранения этих документов в электронном виде.
3. Начните с разработки правил и политик
Возможно, у вас пока нет никакой информации, а может быть уже собрана какая-нибудь объединенная информация. Можно определить приоритеты крупнейшего собрания и начать сбор.
Ниже приведены некоторые правила и политики, которые могут быть приняты:
- Часы работы
- Прием на работу
- Управление производительностью
- Сверхурочная работа
- Расторжение отношений
- Политика отпусков
- Политика борьбы с дискриминацией (политика разнообразия)
- Правила поведения работников
- Новости общения в социальных сетях
- Политика конфиденциальности
- Прохождение испытательного срока
- Новости неразглашения информации
- Политика в области охраны труда и техники безопасности
и другие
Убедитесь, что после разработки политики ее легко и просто понять. Каждый сотрудник должен быть с ними ознакомлен, и они должны быть легко переведены на источники ресурсов.
4. Пропишите процесс отбора и приема на работу
Приведенное ниже изображение можно использовать в качестве руководства по построению процесса рекрутинга в компании:
Для каждого из этих этапов опишите:
- Кто участвует
- Используемые шаблоны/чек-листы
- Задаваемые вопросы
- Какие документы нужно собрать на каждом этапе.
В процессе адаптации новичков есть пять этапов, которые вам нужно проработать:
- До первого дня (предварительная адаптация)
- В первый день (ориентация)
- Первая неделя
- Первые 90 дней
- В конце первого года
5. Разработайте систему компенсаций и льгот в компании и утвердите ее
Выясните, что есть структура материальной мотивации персонала, классифицируйте ее. Начните с минимума, необходимого для обеспечения соблюдения законодательства.
Минимальная система мотивации может включать:
- Заработная плата
- Пенсионные сбережения
- Оплачиваемый отпуск
- Медицинская страховка
После утверждения минимального мотивационного пакета можно приступить к расширению компенсационного пакета и добавить к нему:
- Премии
- Доход от прибыли
- Опционы на акции
- Дополнительное страхование
- Компенсация проезда (возмещение расходов на путешествия)
- Униформа/костюмы
- Бонусы за переезд (релокация)
Позже вы можете расширить свой компенсационный пакет и добавить дополнительные льготы (например, поддержание здорового образа жизни, жилищную поддержку, бесплатное питание и т.п.), но это следует делать только после того, как у вас будет базовая система. С различными типами преимуществ и преимуществ вы можете создавать привлекательные компенсационные пакеты.
6. Посмотрите, какие технологии и системы уже внедрены в компании и подумайте о том, что вам еще нужно внедрить
В компании уже могут быть внедрены некоторые инструменты (Slack, инструменты управления проектами и т. д.), а также электронные таблицы. Поскольку вы начинаете с нуля, это ваша возможность приобрести современную и полную систему, а не работать с устаревшими системами управления персоналом, которые могут вас ограничивать.
К основному функционалу системы относятся:
- Расчет заработной платы
- Управление персоналом (отгулы, посещаемость, графики)
- HRIS – включает информацию о сотрудниках и всю необходимую кадровую документацию
- ATS – система для работы с кандидатов. Используется для всех процедур поиска и отбора кандидатов на каждом этапе воронки.
- Обучение и развитие
- Управление производительностью
Опять же расставьте приоритеты для функций вашей системы, которые должны быть обязательными, а затем добавьте те, которые помогут вашей организации расти. К примеру, инвестиции в передовую систему данных и аналитики HR могут быть нецелесообразными, если в организации всего 20 сотрудников. Однако вам также необходимо думать о долгосрочной перспективе и приобретать технологии, которые можно масштабировать по мере роста вашей организации.
7. Проверьте документы компании на предмет соответствия законодательству
HR играет важную роль в обеспечении работоспособности организации и соблюдения всех законов о занятости. Как минимум, вы должны изучить все трудовое законодательство и соответствуют ли им положения, перечисленные выше в разделе 3 «Начните с разработки правил и политик».
Чтобы понять, соответствуют ли ваши политики минимальным требованиям, вы можете использовать следующую подсказку:
Помимо федеральных законов, которые должны быть учтены, необходимо также обеспечить учет всех региональных законов и правил. Что делать, если ваши сотрудники работают из другой страны? Существуют ли какие-либо законы, относящиеся к вашей отрасли?
8. Создайте руководство для сотрудников
Включите основные политики компании в руководство для сотрудников и поделитесь им со своими сотрудниками. Добавьте в него такую информацию, как миссия и ценности организации, и всю справочную информацию компании. Есть специальные конструкторы, которые помогут вдохновиться идеями при создании руководства для сотрудников, например, Handbooks.io.
9. Заложите основу для обучения и развития ваших сотрудников
Помощь сотрудникам в приобретении новых навыков и карьерном развитии является жизненно важной функцией HR-отдела. Следовательно, при создании отдела на ранней стадии необходимо начинать с планирования обучения и развития.
- Определите цели. Каковы цели и задачи вашей системы обучения и развития?
- Определите необходимые компетенции и навыки. Необходимо понимать, на каком этапе развития сейчас находится ваша организация, куда она двигается (какие цели ставит перед собой) и какими навыками сотрудников вы сейчас владеете. Затем определите компетенции, необходимые для достижения целей. Пробелы в навыках можно проанализировать, чтобы понять, что есть, а что нет.
- Разговаривайте со своими сотрудниками. Общайтесь один на один с каждым сотрудником или поручите это делать линейным руководителям. Это даст представление о мотивации каждого сотрудника и о том, каким он видит свой карьерный путь, а также послужит стартовой точкой для создания индивидуальных планов развития.
- Создайте план обучения. На основе анализа пробелов и потребностей вашей организации и сотрудников разработайте библиотеку учебных материалов и курсов. Это библиотека, которую линейные руководители могут предложить сотрудникам или которую сотрудники могут изучать самостоятельно. Также было бы полезно добавить некоторые обязательные обучающие материалы, которые должен изучить каждый сотрудник.
- Помогите в разработке персональных планов развития. Помогите каждому сотруднику разработать свой личный план развития. Предоставьте им необходимые ресурсы (наставники, тренеры, материалы) и убедитесь, что они реализуют свои планы.
10. Разработайте план по подбору персонала
Участвуйте в процессе планирования рабочей силы, чтобы определить потребности вашей организации с точки зрения навыков, возможностей и долгосрочных сроков. Создание такого плана поможет расставить приоритеты и управлять своим HR-бюджетом.
Вы поймете, на каком из вышеперечисленных пунктов нужно сосредоточиться в первую очередь. К примеру, если ваша организация быстро растет, ключевым приоритетом будет создание структурированного процесса закрытия. Это можно сделать только в том случае, если вы понимаете потребности организации и планируете набор сотрудников по времени.
11. Сформируйте свою HR-команду исходя из задач компании
Кого вы собираетесь нанять в свою команду? Это будет зависеть от ваших приоритетов и того, в чем вам больше всего нужна помощь. Например, если компания активно развивается, может понадобиться рекрутер. Помощник/администратор отдела кадров может потребоваться, чтобы освободить время для решения стратегических задач.
Прежде чем переходить к внешнему рекрутингу, нужно заглянуть внутрь компании. В организации могут быть сотрудники, которые могут взять на себя некоторые обязанности по управлению персоналом или хотят двигаться в этом направлении.
Или, возможно, вы начнете с найма менеджера по персоналу, который может выполнять несколько ролей (например, рекрутинг и повседневные операции с персоналом). Опять же, все зависит от потребностей вашей организации.
12. Оценка HR-метрик
Регулярно оценивайте эффективность своих кадровых инициатив, анализируя ключевые показатели, включая текучесть кадров, удовлетворенность сотрудников и время заполнения вакансий. Используйте эти идеи, чтобы усовершенствовать свои стратегии.
Часто задаваемые вопросы
Каков первый шаг в создании отдела кадров?
Первым шагом является определение цели и задач отдела кадров, чтобы они соответствовали целям организации.
Как мне обеспечить соблюдение правовых норм в практике управления персоналом?
Будьте в курсе соответствующих трудовых законов и нормативных актов и интегрируйте их в свою кадровую политику и процедуры.
Почему важна вовлеченность сотрудников?
Вовлеченность сотрудников повышает производительность, удовлетворенность работой и уровень удержания сотрудников, способствуя общему успеху организации.
Какие инструменты я могу использовать для HR-процессов?
Рассмотрите возможность использования программного обеспечения и технологий управления персоналом, таких как системы отслеживания кандидатов и платформы управления сотрудниками, для оптимизации задач.
Как мне измерить успех моих HR-инициатив?
Оцените ключевые показатели, такие как текучесть кадров, удовлетворенность сотрудников и производительность, чтобы оценить эффективность ваших стратегий управления персоналом.
Может ли небольшая организация извлечь выгоду из отдела кадров?
Абсолютно. Даже небольшие организации могут извлечь выгоду из методов управления персоналом, чтобы улучшить управление сотрудниками, соответствие требованиям и организационную культуру.
