Должностные инструкции — что такое и как написать. Как правильно составить должностную инструкцию

В этой статье мы углубимся в тему должностных обязанностей, исследуя ее значение и различные аспекты. Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником, работодателем или просто интересуетесь этой темой, это руководство предоставит вам ценную информацию. Итак, давайте погрузимся и узнаем все, что вам нужно знать о «должностных обязанностях».

Что такое должностные обязанности?

Должностные обязанности — это русский термин, обозначающий обязанности или обязанности, связанные с конкретной работой или должностью. Он охватывает задачи, функции и обязанности, которые люди должны выполнять в своих профессиональных ролях. Должностные обязанности определяют основные обязанности, которые сотрудники должны выполнять, чтобы внести эффективный вклад в свои организации. Понимание и выполнение этих обязанностей имеет решающее значение как для личного, так и для организационного успеха.

Важность должностных обязанностей

Четко определенные должностные обязанности необходимы по нескольким причинам. Давайте рассмотрим значение должностных обязанностей на рабочем месте:

1. Ясность и направление

Должностные обязанности дают сотрудникам четкое понимание того, что ожидается от них в их роли. Определяя конкретные задачи и обязанности, организации создают дорожную карту, которой должны следовать сотрудники. Эта ясность помогает людям сосредоточиться на своих основных обязанностях, что приводит к повышению эффективности и производительности.

2. Оценка производительности

Должностные обязанности служат эталоном для оценки эффективности сотрудников. Устанавливая четкие ожидания, работодатели могут оценить, насколько хорошо сотрудники выполняют свои обязанности. Этот процесс оценки помогает определить области, требующие улучшения, и признать исключительную производительность, что приводит к лучшему управлению персоналом и возможностям роста для отдельных лиц.

3. Юридическое соответствие

Должностные обязанности также играют решающую роль в соблюдении законодательства. Некоторые профессии имеют нормативные требования, которые должны выполняться работниками. Определение должностных обязанностей гарантирует, что организации соблюдают эти юридические обязательства, сводя к минимуму риск несоблюдения и потенциальных юридических последствий.

Как определить должностные обязанности

Определение должностных обязанностей требует тщательного рассмотрения и анализа. Давайте рассмотрим шаги, связанные с установлением полных должностных обязанностей:

1. Анализ работы

Анализ работы включает в себя сбор информации о конкретной роли, чтобы понять ее требования и обязанности. Этот процесс обычно включает в себя проведение собеседований, рассмотрение описаний должностей и наблюдение за сотрудниками в аналогичных ролях. Собранные данные помогают определить основные функции и обязанности, связанные с работой.

2. Описание работы

После завершения анализа работы создается описание работы. Хорошо составленное описание работы дает исчерпывающий обзор должности, включая ее название, резюме, основные обязанности, квалификацию и отношения подчинения. Должностные инструкции служат основой для эффективного информирования о должностных обязанностях как нынешних, так и потенциальных сотрудников.

3. Основные обязанности

Следующим шагом является определение ключевых обязанностей или обязанностей, связанных с работой. Эти обязанности должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени (SMART). Такое определение обязанностей обеспечивает ясность и помогает сотрудникам понять возлагаемые на них ожидания.

4. Показатели эффективности

Чтобы оценить эффективность работы, важно установить показатели или показатели производительности. Эти показатели количественно определяют желаемые результаты и служат основой для оценки эффективности сотрудников. Установив четкие показатели эффективности, работодатели могут измерить индивидуальный и организационный успех.

Общие часто задаваемые вопросы о должностных обязанностях

Что делать, если сотрудник не выполняет свои должностные обязанности?

Систематическое невыполнение сотрудником своих должностных обязанностей может привести к различным последствиям. Они могут включать оценку производительности, предупреждения или даже прекращение работы, в зависимости от серьезности и частоты недостатков.

Могут ли должностные обязанности меняться со временем?

Да, должностные обязанности могут меняться со временем. Организации часто адаптируются к меняющимся отраслевым тенденциям, технологическим достижениям или внутренней реструктуризации, что приводит к изменениям в должностных обязанностях. Сотрудникам важно оставаться гибкими и адаптироваться к этим изменениям.

Могут ли должностные обязанности пересекаться между разными должностями?

Да, должностные обязанности могут пересекаться между разными должностями, особенно в небольших организациях или командах. Сотрудничество и межфункциональная работа могут потребовать от сотрудников разделения определенных обязанностей, способствуя командной работе и совершенствуя развитие навыков.

Могут ли сотрудники предлагать изменения в своих должностных обязанностях?

Сотрудники могут предлагать изменения в своих должностных обязанностях, если они считают, что это положительно повлияет на их производительность или будет способствовать достижению целей организации. Такие предложения обычно обсуждаются с руководителями или менеджерами, которые оценивают осуществимость и принимают обоснованные решения.

Совпадают ли должностные обязанности с должностными инструкциями?

Должностные обязанности являются частью должностных инструкций, но не охватывают весь документ. В то время как должностные инструкции дают более широкий обзор должности, должностные обязанности сосредоточены конкретно на задачах и обязанностях, которые должен выполнять сотрудник.

Как работодатели могут эффективно сообщать о своих должностных обязанностях?

Работодатели могут эффективно сообщать о должностных обязанностях, предоставляя четкие и краткие должностные инструкции, проводя инструктаж и учебные занятия, а также поддерживая открытые каналы связи. Регулярная обратная связь и оценка эффективности также помогают привести сотрудников в соответствие со своими обязанностями.

Можно ли в должностную инструкцию добавить обязанности не по должности?

Работодатель вправе включить в должностную инструкцию одного специалиста часть обязанностей, предусмотренных для других должностей, например возложить на юриста часть обязанностей начальника отдела кадров и делопроизводителя.

Основные пункты должностной инструкции

Должностная инструкция — это документ, в котором прописывают:

• должность и квалификационные требования к ней;
• должностные обязанности;
• права сотрудника по должности;
• ответственность.

Какие бывают должностные инструкции?

Должностные инструкции бывают двух видов:

• Типовая: её составляют для определённой должности и она обязательна для всех сотрудников, которые эти должности занимают
• Индивидуальная: разрабатывают под конкретного человека

В каких случаях меняется должностная инструкция?

Причины, по которым чаще всего меняют должностные инструкции:

• утверждено новое штатное расписание;
• изменились полномочия и обязанности работников;
• перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
• внедрили новые технологии;
• увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру.

Что включает в себя должностная инструкция?

В документе перечислены:

• требования к квалификации сотрудника;
• опыт работы, обязанности;
• права и ответственность;
• кому он подчиняется;
• как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.